Conteo físico
La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe llevar a cabo un inventario físico completo depende realmente de la empresa. Algunas almacenes lo hacen una vez al año, otras lo realizan de forma bianual, mientras que otras lo hacen con más frecuencia.
Lo ideal es trabajar en aquellos periodos donde la demanda es más baja.
Independientemente de lo que decida, debes establecer en una fecha con suficiente antelación (semanas o incluso meses antes) y asegúrate de que los empleados sepan lo que está por venir. En esta etapa, necesitas anotar los nombres de las personas que te ayudarán con tu conteo de inventario físico. Asegúrate de que pueden ponerse a disposición en la fecha decidida.
Lo ideal sería que no detener las operaciones de la tienda, así que en el caso de que se pueda, programe su inventario después de las horas de oficina. En el caso de que esto no sea posible, y tendrás que cerrar la tienda por un día o varias horas.
Alerta a los clientes que estarán cerrados en cierta fecha y se debe exhibir un cartel fuera de la bodega donde se detalle el por que y las horas en que se cerrará.
Cómo hacer un inventario físico
Planifica el Inventario
Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con los materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén capacitados para registrar la información debidamente. Puede parecer simple, pero reforzar el procedimiento te llevará poco tiempo y así evitarás errores.
Ordenar existencias por tipo de producto
Verificar que todos los productos se encuentren en el almacén y el área o la ubicación que les corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus productos se encuentran debidamente codificados, no debería ser laboriosa.
Si tienes productos con series o lotes y fecha de caducidad separarlos o agruparlos para que su conteo sea más rápido y exacto en cuanto a cantidades de cada uno y si tienes productos caducos o dañados se deberán separar a otra ubicación del almacén o a otra almacén antes de hacer el inventario.